Liiketoimintasovellukset | MS 365

Sähköposti, tiedostot, tiimityö ja tekoäly. Kaikki yhdessä paikassa.

Microsoft 365 on yrityksen moderni työympäristö. Se yhdistää sähköpostin (Outlook), pikaviestit ja videopalaverit (Teams) sekä tiedostojen hallinnan (OneDrive ja SharePoint) yhdeksi turvalliseksi kokonaisuudeksi.

Meiltä et saa vain lisenssejä. Kauttamme saat käyttöönoton, tietojen turvallisen siirron ja arjen tuen sovitulla mallilla.

Hyödyt pk-yritykselle

Miksi siirtää toiminnot Microsoft 365 -ympäristöön?

• Ammattimainen yrityskuva: Sähköposti omalla verkkotunnuksella ja kalenteri, joka synkronoituu saumattomasti puhelimen ja tietokoneen välillä.
• Vähemmän sähköpostirallia: Teams tekee sisäisestä viestinnästä nopeaa ja etäpalavereista sujuvia.
• Tieto yrityksen hallintaan: Tiedostot eivät jää yksittäisten työntekijöiden kovalevyille, vaan ovat pilvessä (OneDrive ja SharePoint) hallitusti jaettuna.
• Tietoturva oikein toteutettuna: Sopiva lisenssitaso ja huolelliset asetukset parantavat suojaa tietomurroilta ja kalastelulta merkittävästi.

Mitä Microsoft 365 sisältää käytännössä?

Kokonaisuus koostuu tutuista työkaluista, mutta todellinen hyöty syntyy siitä, miten ne toimivat yhdessä.

• Sähköposti ja kalenteri (Exchange ja Outlook): Luotettava sähköposti, jaetut postilaatikot (esim. myynti@) ja ryhmäkalenterit.
• Palaverit ja tiimityö (Teams): Chat, videokokoukset, projektikanavat ja tiedostojen yhteismuokkaus reaaliajassa.
• Liiketoimintasovellukset: Word, Excel ja PowerPoint selaimessa tai työpöytäsovelluksina.
• OneDrive: Henkilökohtaiset työtiedostot, eli käytännössä moderni ja turvallisempi korvaaja "Omat tiedostot" -kansiolle.
• SharePoint: Yrityksen yhteiset tiedostot, intra ja projektikansiot.

Ominaisuusvertailu: Valitse yrityksellesi sopiva taso

Microsoft 365 Business -paketit on suunniteltu alle 300 käyttäjän organisaatioille. Jos organisaationne kasvaa tätä suuremmaksi, katsotaan lisensointi ja hallintamalli yhdessä.

Lisenssitasot tiiviisti

Apps for Business / Erityistarpeisiin: Kun sähköposti on muualla, mutta tarvitaan Office-ohjelmat + OneDrive. Ei Teamsia/Sähköpostia.

Business Basic / Kevyeen käyttöön: Työntekijöille, jotka eivät tarvitse asennettavia ohjelmia. Sähköposti, Teams, selain-Officet.

Business Standard / Peruskäyttäjälle: Yleisin valinta. Kaikki Basicin ominaisuudet + asennettavat Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Business Premium / Suosituksemme: Kun tietoturva on tärkeää. Kaikki Standardin edut + Entra ID (identiteetti), Intune (laitehallinta), Defender (turva) ja Purview (vaatimustenmukaisuus).

Tekoäly ja uusi tuottavuus (Copilot ja Loop)

Tekoäly on tullut osaksi arkea, mutta termit menevät helposti sekaisin. Selkeytimme erot, jotta tiedät mistä maksat.

Microsoft 365 Copilot Chat (Sisältyy useimpiin lisensseihin) : Tämä on tietoturvallinen tapa käyttää tekoälyä työssä. Toisin kuin julkisissa tekoälypalveluissa, teidän yrityksenne tietoja tai syötteitä ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Keskustelut pysyvät yrityksen sisällä, noudattaen samoja tietoturvastandardeja kuin sähköpostinnekin.

Microsoft 365 Copilot (Lisäpalvelu): Erillinen lisenssi, joka tuo tekoälyn suoraan Wordiin, Exceliin, PowerPointiin ja Teamsiin. Tämä Copilot lukee yrityksesi työdataa (käyttäjän oikeuksien puitteissa). Se voi tiivistää Teams-kokouksen, luonnostella tarjouksen aiempien asiakirjojen pohjalta tai analysoida Excel-lukuja. Copilot nojaa siihen dataan, johon käyttäjällä on pääsy. Siksi ennen käyttöönottoa on kriittistä siivota käyttöoikeudet, jotta tekoäly ei nosta esiin sisältöä, joka ei kuulu käyttäjälle.

Loop tuo yhteismuokkauksen uuteen aikaan. Se koostuu komponenteista, kuten listoista tai taulukoista, jotka elävät samanaikaisesti Teams-chatissa ja sähköpostissa. Kun yksi muokkaa, tieto päivittyy kaikille reaaliajassa.

Kysy lisää asiantuntijoiltamme

Pauli Aalto | 040 748 3818 | pauli.aalto@tdp.fi

TDP Toimisto | 010 292 1640 | myynti@tdp.fi

Tai jätä viesti.

Business Premium

Kasvaville yrityksille Business Premium on usein kustannustehokkain valinta. Se tuo kattavan valikoiman hallinnointia ja vaatimustenmukaisuutta tukevia lisäkomponentteja samaan pakettiin, ilman kalliita erillisostoja.

Kirjautumisenhallinta (Entra ID & Conditional Access)

Usein tärkein yksittäinen parannus tietoturvaan. Voimme rakentaa sääntöjä, jotka estävät väärinkäytökset:

• Vaaditaanko kirjautumisessa aina monivaiheinen tunnistautuminen (MFA)?
• Sallitaanko kirjautuminen vain Suomesta?
• Pääseekö yritysdataan käsiksi vain yhtiön hallitsemalta laitteelta?

Laitehallinta (Microsoft Intune)

• Tuo tietokoneet ja mobiililaitteet samaan hallintanäkymään.
• Voimme pakottaa laitteille levyn salauksen (Bitlocker), päivitykset ja tietoturva-asetukset.
• Pystymme erottamaan yritysdatan työntekijän omasta datasta. Jos puhelin katoaa tai työntekijä vaihtaa maisemaa, voimme pyyhkiä vain yrityksen tiedot koskematta lomakuviin.

Uhkatorjunta (Defender)

• Defender for Business tuo yritystason virustorjunnan ja ennakoivan uhkien havainnoinnin (EDR)  päätelaitteille.
• Defender for Office 365 suojaa sähköpostia ja Teamsia kalastelulta. Se tarkistaa linkit ja liitteet reaaliajassa, vähentäen inhimillisten virheiden riskiä.
• Safe Links & Safe Attachments: Järjestelmä tarkistaa sähköpostien linkit ja liitteet reaaliajassa. Jos käyttäjä klikkaa haitallista linkkiä, järjestelmä estää sen avaamisen. 

Tiedon suojaus (Purview)

• Jos käsittelet arkaluontoista dataa (henkilötunnukset, sopimukset), Purview auttaa luokittelemaan ja salaamaan tiedostot niin, etteivät ne aukea väärissä käsissä

Mitä kannattaa huomioida valinnassa?

Pelkkä lisenssien ostaminen ei riitä. Jotta ympäristö palvelee liiketoimintaa, muutama perusasia kannattaa harkita etukäteen:

1. Käyttäjäryhmät: Tarvitseeko johto tai taloushallinto vahvemman tietoturvatason (Premium) kuin muu organisaatio?
2. Tiedon sijainti: Mitä tallennetaan OneDriveen (omat) ja mitä SharePointiin (yhteiset)? Jos tätä ei sovita, tieto pirstaloituu.
3. Laitehallinta: Onko macOS tai Linux -laitteita, jotka halutaan Keskitetyn hallinnan piiriin?
4. Ulkoinen jakaminen: Miten jaatte tiedostoja turvallisesti asiakkaiden kanssa ilman, että linkit jäävät ikuisesti auki?
5. Varmuuskopiointi: Synkronointi pilveen ei ole varmuuskopiointia. Jos tiedosto poistetaan vahingossa tai se saastuu, se voi kadota lopullisesti ilman erillistä Pilvivarmistus palvelua.
6. Tuki: Mistä kysytään apua ongelmatilanteissa?

Näihin ei tarvitse keksiä vastauksia yksin. Kartoituksessa rakennamme mallin, joka sopii juuri teidän arkeenne.

Näin käyttöönotto etenee TDP:n kanssa

1. Kartoitus ja lisenssivalinta: Käymme läpi nykytilanteen ja valitsemme sopivat lisenssit käyttäjäryhmien mukaan.
2. Määrittely ja perusasetukset: Rakennamme ympäristön valmiiksi, kytkemme verkkotunnukset ja laitamme tietoturvapohjan kuntoon heti alusta alkaen.
3. Migraatio sovitussa aikataulussa: Siirrämme sähköpostit ja tiedostot niin, että yrityksen arki jatkuu mahdollisimman vähin käyttökatkoksin.
4. Ylläpito ja arjen tuki: Käyttöönoton jälkeen emme katoa. Huolehdimme käyttäjähallinnasta ja autamme ongelmatilanteissa sovitun palvelumallin mukaisesti.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous tai kartoitus. Laitetaan Microsoft 365 kerralla kuntoon, niin työt sujuvat ilman turhaa säätöä.

Usein kysytyt kysymykset (UKK /FAQ)

Mitä MS365 maksaa meille?

Microsoft 365 hinnoitellaan käyttäjäkohtaisesti ja kuukausilaskutuksella. Hintaan vaikuttaa lisenssitaso (Business Basic, Business Standard, Business Premium) sekä mahdolliset lisäpalvelut, kuten Microsoft 365 Copilot. Kartoituksessa varmistetaan, että lisenssit ovat oikein mitoitettuja, eikä makseta turhasta.

Mikä MS365 paketti sopii pk yritykselle?

Usein hyvä lähtökohta on Business Standard, kun tarvitaan yrityssähköposti ja Office sovellukset myös työasemalle. Business Premium on ajankohtainen, kun halutaan samalla nostaa tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden tasoa, esimerkiksi kirjautumissäännöt ja hallitut laitteet.

Voiko lisenssejä yhdistellä, vai pitääkö kaikilla olla sama paketti?

Lisenssejä voi yhdistellä roolien mukaan. Tyypillinen malli on, että johto ja avainkäyttäjät ovat Premium tasolla ja muu organisaatio Standard tasolla. Tämä on usein kustannustehokas tapa rakentaa kokonaisuus.

Miten Microsoft lisenssien laskutus toimii TDP:ltä hankittaessa?

Saat lisenssit samalla hinnoittelulla kuin suoraan valmistajalta, mutta laskutus tulee teille sovitun laskutusrytmin mukaisesti yhdessä muiden palveluiden kanssa. Tämä helpottaa taloushallintoa, kun lisenssit, tuki ja mahdolliset lisäpalvelut näkyvät samassa kokonaisuudessa.

Mitä eroa on Microsoft 365:llä ja Office 365:llä?

Office 365 viittaa käytännössä Office sovelluksiin ja pilvipalveluihin. Microsoft 365 on laajempi kokonaisuus, jossa mukana on myös laaja valikoima lisäkomponentteja lisenssitasosta riippuen. Ero näkyy erityisesti Business Premium tasolla.

Mitä eroa on OneDrivella ja SharePointilla?

OneDrive on käyttäjän henkilökohtainen työtila omille työtiedostoille. SharePoint on yrityksen yhteinen tiedonhallinta, jossa projektit, sopimukset ja yhteiset dokumentit ovat yrityksen omistuksessa ja jaettuna hallitusti. Kun jako on selkeä, tiedostot löytyvät ja henkilövaihdokset eivät riko arkea.

Miten yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella otetaan käyttöön?

Yrityssähköposti kytketään verkkotunnukseen DNS määrityksillä. Samalla kannattaa laittaa kuntoon sähköpostin toimitettavuus ja suojaus, esimerkiksi SPF, DKIM ja DMARC. Näin viestit menevät perille ja kalastelu vähenee. Hoidamme määritykset ja testaamme toimivuuden ennen vaihtoa.

Miten Microsoft 365 migraatio tehdään, tuleeko käyttökatkoja?

Migraatio tehdään suunnitellusti ja vaiheistettuna, jotta työ jatkuu mahdollisimman normaalisti. Sähköpostit ja tiedostot siirretään sovitussa aikataulussa, ja vaihto pyritään tekemään niin, että käyttökatko jää vähäiseksi. Käyttäjille annetaan selkeät ohjeet, jotta ensimmäinen työpäivä uudessa ympäristössä sujuu.

Säilyvätkö vanhat sähköpostit ja kalenterit siirrossa?

Kyllä, yleensä siirretään myös historia, kansiorakenne ja kalenterit sovitussa laajuudessa. Kartoituksessa määritetään, mitä siirretään ja mitä ei, esimerkiksi vanhat arkistot ja jaetut postilaatikot.

Tarvitaanko Microsoft 365:lle erillinen varmuuskopiointi?

Yleensä kyllä. Synkronointi ei ole varmuuskopiointia. Jos tiedosto poistetaan, ylikirjoitetaan tai saastuu, muutos voi levitä kaikkiin laitteisiin. Pilvipalveluiden varmuuskopiointi tuo palautuskyvyn vahinkojen, hyökkäysten ja inhimillisten virheiden varalle.

Mitä Business Premium tuo lisää verrattuna Standardiin?

Premiumissa korostuvat vaatimustenmukaisuus ja hallinta. Tyypillisiä lisähyötyjä ovat kirjautumisen ehdolliset säännöt, laitehallinta ja päätelaitesuojaus. Käytännössä voidaan esimerkiksi vaatia salaus ja päivitykset kuntoon ennen kuin työdataan pääsee käsiksi. Tämä vähentää riskejä ja usein myös tukipyyntöjä.

Miten yrityksen Microsoft 365 tietoturva rakennetaan käytännössä?

Perusrunko on monivaiheinen tunnistautuminen, selkeät käyttöoikeudet ja hallittu ulkoinen jakaminen. Kun vaatimukset kasvavat, mukaan otetaan kirjautumissäännöt, laitehallinta ja uhkien torjunta. Teknisen suojauksen rinnalle kannattaa lisätä henkilöstön koulutus, koska iso osa hyökkäyksistä kohdistuu ihmisiin.

Mitä eroa on Copilot Chatilla ja Microsoft 365 Copilotilla?

Copilot Chat on yleiskäyttöinen tekoälyavustin työympäristössä. Microsoft 365 Copilot on erillinen lisäpalvelu, joka tuo tekoälyn suoraan sovelluksiin kuten Word, Excel ja Teams, ja voi hyödyntää työdataa käyttäjän oikeuksien puitteissa. Siksi Copilot käyttöönotto kannattaa aloittaa tiedon rakenteen ja käyttöoikeuksien siistimisestä.

Mitä turvallinen Copilot käyttöönotto vaatii?

Tarvitaan selkeä tiedonhallinnan malli, eli missä tieto sijaitsee ja kenellä on oikeus nähdä se. Lisäksi kannattaa sopia pelisäännöt, mitä dataa käsitellään ja miten Copilotia hyödynnetään. Kun käyttöä seurataan ja kehitetään, tekoälystä tulee osa arkea, ei pelkkä kokeilu.

Voiko Microsoft 365:ttä käyttää Macilla ja puhelimella?

Kyllä. Outlook, Teams ja Office sovellukset toimivat myös macOS ja mobiililaitteissa. Jos mukaan halutaan laitehallinta ja yritysdatan erottelu, se suunnitellaan lisenssitason ja laitekannan mukaan.

Mitä tapahtuu tiedostoille ja sähköposteille, kun työntekijä lähtee?

Kun yhteiset tiedostot ovat SharePointissa ja tiimeissä, ne säilyvät yrityksen omistuksessa. Poistuvan käyttäjän postin ohjaukset, oikeuksien poisto ja tarvittava datan siirto hoidetaan hallitusti. Palvelusopimuksella me huolehdimme näistä sovitusti.