Miksi kannattaa budjetoida?
Ihan pienimpien yritysten ei välttämättä kannata tuhlata aikaa tarkkojen budjettien valmisteluun. Kustannusten rajoittamiseen riittää, että ostoissa noudatetaan maalaisjärkeä ja tarvittaessa kilpailutetaan toimijoita.
Mutta yrityksen kasvaessa budjetointi on osa yrityksen järkevää taloudenhallintaa, joka lisää ennustettavuutta. Budjetti on usein tilikaudelle tehty arvio siitä, kuinka paljon rahaa ollaan lähtökohtaisesti valmiita käyttämään erilaisiin asioihin.
Myös IT-kulut on hyvä sisällyttää osaksi budjettia tai laatia erillinen IT-budjetti. Tässä artikkelissa katsomme joitakin vaihtoehtoja sille, miten syntyviä IT-kuluja voisi etukäteen ennustaa ja haarukoida.
Mitä tarkoitetaan IT-kuluilla?
On osittain määrittelykysymys, mitä ylipäätään lasketaan IT-kuluiksi.
IT-kuluiksi voidaan laskea:
- Työntekijöiden tietokoneet ja puhelimet
- Toimiston IT-laitteet kuten tulostimet, verkot tai palvelimet
- Erilaiset ohjelmistolisenssit ja kuukausimaksulliset pilvipalvelut
- IT-tukeen ja IT-ongelmien ratkomiseen käytettyjä työpäiviä
- Verkkosivuston ylläpito- ja kehitystyö
- Erilaisten IT-järjestelmien, kuten toiminnanohjausjärjestelmän, käyttöönotto ja ylläpito
Tässä artikkelissa IT:sta syntyviin kustannuksiin lasketaan PK-yrityksen näkökulmasta tärkeimmät kulut, eli työntekijöiden ja toimistojen laitteet sekä työnteossa käytettävät palvelut ja ohjelmistot sekä näihin liittyvät tukitoiminnot, kuten tietoturva ja ylläpito.
Erilaisia IT-kulujen budjetointitapoja
Budjetoinnissa voidaan soveltaa erilaisia tapoja, mutta yksinkertaisin tapa on laatia kiinteä budjetti koko tilikaudelle.
Budjetti laaditaan ja hyväksytään hieman ennen seuraavan budjettikauden alkua. Budjetoinnin perusteena toimii lähtökohtaisesti edellisen vuoden budjetti ja laskelma siitä, pysyttiinkö budjetin raameissa vai ei.
Ensimmäisellä kerralla laskelmien perusteena ei tietenkään voi käyttää aiempia budjetteja, koska sellaisia ei ole.
IT-budjetti osuutena liikevaihdosta
Toinen vaihtoehto on määrittää IT-budjetti osuutena liikevaihdosta.
Yleisesti ottaen PK-yritykset käyttävät noin 3-5% liikevaihdostaan IT-kuluihin, mutta tämä riippuu tietenkin todella paljon toimialasta.
Tällainen ylätason lähestymistapa on melko alkeellinen, koska se ei auta kohdistamaan kustannuksia IT-budjetin sisällä tai anna perusteita määrittää, onko budjetti oikealla tasolla vai ei.
IT-budjetti työntekijäkohtaisesti laskettuna
Kolmas vaihtoehto on miettiä kustannuksia työntekijä- ja roolikohtaisesti, ja sitten kertoa kulut työntekijämäärällä.
Työntekijäkohtaiset IT-kulut voivat vaihdella todella paljon: suunnittelutyötä tekevä vaatii tehokkaammat ja kalliimmat laitteet (esim. 100 EUR / kk), kun taas toimistotyössä selvitään kevyemmällä varustuksella (esim. 50 EUR / kk). Joissakin rooleissa IT-kuluja ei välttämättä synny lainkaan.
Työntekijäkohtaisten kustannusten lisäksi tulee tietysti jaetut kustannukset, kuten toimiston verkot tai yhteisesti käytössä olevat ohjelmistolisenssit.
Työntekijäkohtainen budjetointi voi olla joustavampi tapa myös sellaisille yrityksille, jotka kasvavat ja rekrytoivat paljon uusia työntekijöitä. Kiinteä budjetti voisi helposti johtaa tilanteeseen, jossa budjettia joudutaan tarkastamaan usein tai työntekijät joutuvat budjetin ylittyessä kärsimään vanhentuneista IT-laitteista.
IT-budjetti perustuen toteutuneisiin kuluihin
Neljäs tapa laatia budjetti perustuu puhtaasti tunnistettuihin kuluihin.
Kuinka paljon IT-palveluntarjoaja laskuttaa budjettikauden aikana? Ja kuinka paljon käytetään itse rahaa laitehankintoihin ja henkilötyöpäiviä tai -vuosia IT-asioiden hallintaan?
Joskus ajatellaan, että yrityksen kannattaa tehdä mahdollisimman paljon itse ja hankkia vain välttämättömin perusratkaisu ulkopuolisilta. Kulut kuitenkin jäävät helposti tunnistamatta, jos laitteet ostetaan itselle tai jos joku käyttää omaa työaikaansa IT-tukeen tai ongelmien ratkomiseen.
Budjetoinnin näkökulmasta on kuitenkin aina helpointa, jos laitteet ja muut palvelut hankitaan kuukausittaisella hinnalla. Jos kulut ovat vieläpä pääosin työntekijäperustaisia, niin ne skaalautuvat ennustettavasti ylös- ja alaspäin liiketoiminnan kasvamisen tai supistumisen myötä.
Pakolliset ja harkinnanvaraiset IT-kulut
Entäpä jos IT-budjettia halutaan tarkastella lähemmin ja miettiä, tulisiko sitä leikata tai kasvattaa? IT-kulut voidaan jakaa kahteen eri kategoriaan: pakollisiin ja harkinnanvaraisiin.
Pakollisia IT-kuluja ovat kaikki ne, joita tarvitaan sujuvaan työskentelyyn. Jos viikoittainen työskentely ei ole sujuvaa, yritykseltäsi selvästi puuttuu jotakin:
- Työntekijän rooliin sopivat IT-laitteet
- Työssä tarvittavat ohjelmistot ja lisenssit
- Luotettavat verkkoyhteydet
- Tulostimet
- Riittävä it-tuki
- Tietoturva ja yrityksen tietojen varmuuskopiointi
- Organisaation käyttäjähallinta
Harkinnanvaraiset IT-kulut kannattaa mieltää investointina, joilla tavoitellaan parempaa tuottavuutta tai tavallista parempaa tietoturvan tasoa. Harkinnanvaraisia kuluja voivat olla esimerkiksi:
- Tavallista paremmat työasemat
- Työntekijöiden tuki- ja varalaitepalvelut
- Yritykselle hankittava sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöoikeus.
Budjetoinnin näkökulmasta oleellista tietysti on, että pakolliset kulut asettavat alarajan myös IT-budjetin laadinnassa.
Harkinnanvaraiset kulut kasvattavat budjettia. Ne tulee erikseen perustella saavutetuilla hyödyillä, esimerkiksi paremmalla työntekijäkokemuksella tai työajan säästymisellä.
Mitä IT-budjetilla sitten saa?
IT-ulkoistus on IT-budjetin fiksua “tuhlausta”.
Sillä yritys saa itselleen ei vain tarvitsemansa laitteet ja palvelut, vaan alan asiantuntijan jatkuvan läsnäolon yrityksen arjessa. Ei tule tilanteita, joissa yritys ei voisi kysyä apua eikä saisi sitä nopeasti.
Lisäksi tietoturva, joka monessa yrityksessä on valitettavasti vielä vaillinainen, nousee osaavan IT-kumppanin myötä uudelle tasolle.
IT-kumppanin kanssa on tuottavaa pohtia yhdessä kumppanuuden ensimetreillä:
- Mitä yrityksemme nykyistä IT-ratkaisua tarvitsemme tai emme tarvitse?
- Mikä olennainen IT-ratkaisu meiltä vielä puuttuu?
IT-ulkoistukseen ei kuulu ajatus, että yritykselle myydään kaikkea mahdollista, mistä se on valmis maksamaan. Osaava kumppani osaa selittää kansantajuisesti jokaisen palveluratkaisun merkityksen yrityksen IT-arjelle ja omalta osaltaan varmistaa, että yrityksen IT-ympäristöstä ei tule sekava vyyhti.
IT-kustannusten budjetoinnin paradigma
IT-budjetin eräänlainen johtava kuluerä on yrityksen IT-ympäristön kokonaisvaltainen ylläpito.
Siihen sisältyy pulmien ennaltaehkäisevä työ ja ajoissa tehty kehitystarpeiden kartoitus. Pitkällä tähtäimellä se osoittautuu usein hyvinkin kustannustehokkaaksi, kun yksittäisen palvelun kuukausimaksu alittaa selvästi monet odottamattomat, aikaa vievät tuntityöt.
Ei ole rohkeaa vaan rehellistä esittää, että IT-kumppanin avulla:
- Kokonaiskustannukset säilyvät hallittavina
- Yritys saa keskittyä omaan ydinosaamiseensa eli ansaitsemiseen
- IT-pulmat hoituvat ilman päivittäistä arjen särkymistä
Karkeasti arvioitaessa IT-kumppanin toimintaa voi pitää onnistuneena, kun yrityksen IT-arki rullaa mukavasti ja IT-kulut vuositasolla eivät estä hyvän liiketuloksen tekemistä.
TDP on yritysten ripeä IT-palvelukumppani, jonka asiakkaille IT on helppoa. Esittele meille yrityksesi IT-ympäristön tarve, me kerromme siihen ratkaisumallimme palvelulupausta ja hintatietoja myöten.
Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja mietitään IT-budjetointia yhdessä.
Pauli Aalto | pauli.aalto@tdp.fi | 040 7483 818
Joni Leino | joni.leino@tdp.fi | 050 4410 834
