Google Workspace – pilvipalvelu yritysten tiedon hallintaan

Google Workspace vie yritysten tietoliikenteen uudelle tasolle.

Google Workspace tarjoaa työntekijöidesi käyttöön päivittäisessä käytössä olevat sovellukset kuukausihinnalla:

  • Sähköpostit ja käyttäjähallinnan
  • Tietojen tallennuksen ja jakamisen pilvipalveluun
  • Selainpohjaiset esitystyökalut ja laskentataulukot
  • Etäpalaverit

Google Workspacen käyttöönotto on usein nopeampi ja helpompi vaihtoehto, kuin jokaisen eri käyttötarpeen ratkaiseminen erikseen. Yrityksissä valinta tehdään usein Microsoft 365:n ja Googlen Workspacen välillä, jotka tarjoavat melko samanlaisen tuotepaketin. Kerromme tässä artikkelissa tarkemmin Google Workspacen ominaisuuksista ja kehityssuunnista.

Samat sovellukset uudella nimellä

Google Workspace tunnettiin aiemmin nimellä G Suite. Kuten G Suitekin, Workspace tarjoaa yritykselle työkalut, joilla sen työntekijät voivat työskennellä ajasta tai paikasta riippumatta. Google Workspacen tunnetuin tuote on Gmail, johon voit Workspace-käyttäjänä liittää yrityksesi verkkotunnuksen. Pakettiin kuuluvat myös:

  • Drive yrityksen tietojen säilyttämiseen ja tallentamiseen
  • Meet ja Jamboard palavereihin
  • Calendar yhteiseen aikatauluttamiseen
  • Docs, Slides ja Sheets dokumenttien laatimiseen
  • Sites, Forms ja Currents tietojen julkaisemiseen ja palautteen keräämiseen

Workspace on yhteydenpito- ja yhteiskäyttötyökalu, joka mahdollistaa sujuvan ja monikanavaisen tietoliikenteen yrityksen sisällä yrityksen koosta riippumatta. Voit olla yhteydessä kollegoihin ja työstää yhteisiä projekteja, vaikka aamulla bussissa matkalla töihin tai illalla kotona etätöitä tehden, osin työskentely onnistuu jopa ilman verkkoyhteyttä.

Kyse ei ole siitä, löytääkö yritys tarvitsemansa työkalut Workspacesta vaan haluaako yritys nimenomaisesti keskittää kaikki toiminnot yhden ohjelmiston piiriin. Keskitetty hallinta on yritykselle moderni tapa huolehtia sen kaikista tietoon liittyvistä tarpeista.

Jokaiselle jotakin – Google Workspace eri tarpeisiin

Workspace-paketteja löytyy eritasoisina yritysten erilaisiin tarpeisiin. Huokeimpaan pakettiin, Business Starteriin, sisältyy muun muassa räätälöity ja suojattu bisnessähköposti omalla verkkotunnuksella sekä 30 Gt tallennustilaa pilvessä käyttäjää kohti.

Mitä enemmän sijoittaa paketin tasoon, sitä enemmän luonnollisesti saa. Monen yrityksen kohdalla kuitenkin jo kevyt paketti keskitettyyn hallintaan tuo sekä aika- että kustannussäästöjä.

Seuraavan tason paketti, Business Standard, tarjoaakin jo huimat 2 Tt tallennustilaa käyttäjää kohti ja muun muassa 150 osallistujan videokokoukset ja tallennuksen. Suomenkielinen tuki klo 8-18 välillä on lähtökohtaisesti kaikissa paketeissa ja varmasti hyödyllinen apu monessa tilanteessa.

Business Plus on hintavin paketti, mihin sisältyy 5 Tt pilvitallennustilaa jokaiselle käyttäjälle sekä 250 osallistujan videokokoukset, tallennus ja osallistujatiedot. Erityisen tehokkaat tietoturvaominaisuudet tekevät siitä suositeltavan vaihtoehdon yritykselle, joka käytännössä työskentelee vain tiedolla.

Business Enterprise on jo todella suuren, yli 300 henkilön yrityksen tarpeisiin paketti, jolla saa rajattomasti tallennustilaa ja jonka turvatasot ovat viimeisen päälle optimoidut.

Arviointia sopivasta Workspace-paketista ei kannata jättää yrityksen itsensä tehtäväksi, vaan osaava IT-kumppani on juuri oikea taho tukemaan arvioinnissa.

Google Workspace kehittyy jatkuvasti

Workspace on jatkuvan kehitystyön kohteena, ajatuksena pyrkiä vastaamaan yritysten muuttuviin tarpeisiin edistyneillä ominaisuuksilla. Googlen mittavat resurssit varmistavat sen, että Workspace todellakin kehittyy ja tarjoaa uusia hyödyllisiä lisäominaisuuksia ja oikopolkuja käyttäjien palvelukseen. Viimeisin julkaisu Googlelta on 18. toukokuuta tätä vuotta, jolloin ilmoitettiin tuoreista päivityksistä Workspacen ominaisuuksiin.

Smart Canvas on Googlen lanseeraama uutuustermi, joka viittaa entistä tiiviimmän yhteydenpidon tuottamiseen ja parempaan käyttökokemukseen. Smart Canvas parantaa Sheetsin, Docsin ja Slidesin käyttökokemusta ja tekee niistä entistä älykkäämpiä sovelluksia. Tämä toteutuu erityisesti erilaisten pienten interaktiivisten rakennuspalikoiden avulla, jotka tuovat joustavuutta sovellusten käyttöön.

Ennestään tutut @-viittaukset tarjoavat jatkossa entistä enemmän tietoa ihmisistä, tapaamisista ja tiedostoista. Tarkistuslistat ovat Docsissa käytettävissä niin mobiili- kuin nettiversiossa, niin ikään erilaiset taulukkomallit tuovat Docsiin sujuvuutta tiedon siirroissa. Samaten uusi sivuton formaatti Docsissa mahdollistaa dokumentin katselun isoillakin näytöillä laitteesta riippumatta.

Sheetsiin on tuotu uusia tapoja tarkastella tietoja, mm. aikajananäkymä, joka tarjoaa dynaamisen keino hallita projektin aikatauluja ja eri tiimien yhteishankkeita. Meetissä on nyt mahdollista esittää Docsissa, Sheetissa tai Slidessa tuotettua sisältöä ja vaihtaa näkymää edestakaisin dokumentin ja videokuvan välillä.

Nämä ovat vain osa uudistuksista, mutta uudistusten lukumäärä ei sinällään ole keskeistä, vaan niiden tarkoitus parantaa tiedon hallintaa ja esittämistä pienissäkin yksityiskohdissa. Hankkiessaan Workspacen yritys saa tavallaan kaupanpäällisenä kehitystyön, jonka tuotoksia viedään kulloiseenkin sovellukseen automaattisesti aika ajoin.

Tarvitsenko Google Workspacea?

Google Workspace on erinomainen työkalu kasvavalle yritykselle, jonka tarve yrityksen tiedon nopealle käsittelylle, luotettavalle säilyttämiselle ja keskitetylle hallinnalle on suuri. Workspace tarjoaa väylän hallinnoida dokumentit, laskentataulukot kuin kalvoesityksetkin ilman tavanomaista resurssienhallinnan vaivaa.

Tiedostojen päivitykset tallentuvat automaattisesti, joten sekaannuksia ei pääse syntymään ja jokaisella työyhteisössä on oikea versio käytössään. Jaetuilla kalentereilla voi järjestää sujuvasti henkilökunnalle yhteisen palaverin, jonka voi toteuttaa etänä Meetin välityksellä.

Workspaceen luodut turvallisuusasetukset varmistavat niin datan kuin laitteiden suojauksen. Kaksivaiheinen tunnistus ja kertakirjautuminen ovat jo perustason oletuksia, jotka tuovat mielenrauhaa päivittäiseen tekemiseen. Niiden lisäksi turvatasoa voi korottaa päätelaitteiden hallinnalla, ryhmiin perustuvilla käytäntöasetuksilla, suojatulla LDAP:lla ja tietojen menetyksen esto -ohjelmistolla.

Jos siis yrityksesi kaipaa vahvaa tietoturvaa viestinnässään, se varmasti nauttii Workspacen moninaisista suojausratkaisuista.

Yritykselle Google Workspace merkitsee…

Yrityksen näkökulmasta Workspacen hankintaa tai paremminkin siihen siirtymistä ei kannata perustella ensimmäisenä kustannuksen tai edes sovellusten riittävyydenkään kulmasta. Tärkeintä on miettiä, miten arvokasta tiedon helppo saatavuus, sen muokkaamisen ja jakamisen joustavuus sekä tiedon hallinnassa ”yhden varaston periaate” on yritykselle. Yhtä tärkeää on myös pohtia ja vaikka listata dokumentille, kuinka monta eri varastoa tiedolle yrityksellä on tällä hetkellä ja onko niiden rinnakkainen käyttö aikatehokasta ja mielekästä.

_________________________________________________________________________________________________________________________

TDP on Googlen tuotteiden jälleenmyyjä ja autamme yrityksiä asiantuntevasti siirtymävaiheessa nykyisistä ratkaisuista Google Workspacen käyttöönottoon. Asiakkaidemme kokemukset Workspacesta ja sen edeltäjästä G Suitesta ovat olleet poikkeuksetta positiiviset ja uskomme paketin täyttävän monen erikokoisen yrityksen tarpeet.

TDP auttaa:

  • Oikean palvelupaketin valinnassa
  • Palvelun luotettavassa ylläpidossa
  • Eri sovellusten käytön opastuksessa asiantuntevasti ja viipymättä.

Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja viedään yrityksesi pilveen, jossa muutkin jo ovat!

Pauli Aalto | pauli.aalto@tdp.fi | 040 7483 818        

Joni Leino | joni.leino@tdp.fi | 050 4410 834