Onko työarjessa hyödyllisempää kuin nähdä vilauksessa, mitä pitää tehdä määrätyssä ajassa, ajasta ja paikasta riippumatta?
Projektinhallintaan optimoitu Trello on ilmainen digitaalinen työnhallintatyökalu, joka tehostaa yritysten työntekoa visualisoimalla projektit ja työtehtävät helposti hallittavaan muotoon. Se palvelee niin yksittäistä käyttäjää, työryhmää kuin koko organisaatiota turvallisesti pilvessä.
Mitä Trello tarjoaa?
Trello tarjoaa modernina digitaalisena Kanban-tauluna yhteistyöskentelyyn ajasta, paikasta ja laitteesta riippumattoman alustan, joka edistää tehtävien toteutumista määräajassa. Trelloa voikin luonnehtia dynaamiseksi työskentelypaikaksi kaikille tehtäville ja niiden tekijöille.
Käytössäsi ovat ideoinnin ja hallinnan eri tasot, kuten taulut, luettelot ja kortit. Niillä voit räätälöidä työnkulut projektin suuruudesta tai tehtävän pienuudesta riippumatta ja määrittää nopeasti vedä ja pudota -toiminnolla projektin valmistumisen. Hyvin toimiva mobiilisovellus varmistaa projektinhallinnan myös työpöydän ulkopuolella - niin junassa, puistossa kuin asiakkaan luona.
Tietoturva
Pilviratkaisuna Trello on yhtä turvallinen kuin mikä tahansa muukin pilvisovellus. SAML-kertakirjautuminen ja pakotettu 2FA-todennus varmistavat aina kriittisen tietoturvan Trellon käytössä.
Kenelle?
Trello mukautuu monipuolisesti eri kohderyhmien tarpeisiin, on kyseessä sitten yksityinen tai julkinen toimija ja pieni tai suuri organisaatio. Yksittäiselle työntekijälle Trello näyttäytyy digitaalisena post-it -varastona, josta voi yhdeltä taululta poimia muistettavat tehtävät ja tehdä ne valmiiksi ajoissa omaan tahtiin.
Suuremmalle työryhmälle Trello antaa vapauden viestiä projektikohtaisesti, mitkä asiat pitää suorittaa määrätyssä ajassa. Tarkistuslista automaattisine muistutuksineen on erityisen kätevä silloin, kun projekti kattaa paljon päällekkäisiä vaiheita usealla takarajalla.
Etätyöntekijöille Trello on suuri mahdollisuus, kun koko organisaation tasolla pilvitaulu voi korvata erikseen aikataulutettavat massapalaverit. Haluttu projektikohtainen tieto voidaan fyysisen palaverin sijaan jakaa virtuaaliselle taululle, josta jokainen työntekijä voi käydä lukemassa uusimman tiedon itselleen sopivimpana aikana.
Kohti ERP-järjestelmää
Toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista pohtivalle yritykselle Trello voi toimia fiksuna ensiaskeleena. Järjestelmän hankinnan jälkeenkin ERP ja Trello voivat muodostaa toisiaan tukevan kombinaation.
Trello konkreettisesti
Trellossa on valittavana paljon työntekoa sujuvoittavia ominaisuuksia, joiden käyttöönotto on vain parin klikkauksen takana. Esimerkiksi erilaiset Trello-näkymät tuovat lisätehoa töiden suorittamiseen:
Aikajana-näkymällä hahmotat helposti projektien aloituspäivän ja määräajan, mikä varmistaa töiden valmistumisen ajallaan. Teet näkymässä muutamassa sekunnissa tarvittavat muutokset, jotka tulevat välittömästi koko työryhmän tiedoksi.
Kalenteri-näkymä auttaa aikatauluttamaan suuremmassa mittakaavassa. Sillä pysyt niin viikko- kuin kuukausitasolla tehtävien tasalla, kun asiat avautuvat kertanäkymällä.
Pöytä-näkymässä voit tarkastella projekteja laskentataulukon tapaisessa luettelossa, mikäli koet sen visuaalisesti itsellesi ja tiimillesi parhaimmaksi.
Kartta-näkymällä varmistat kirjaimellisesti, että eri lokaatioissa tehtävät työt eivät eksytä sinua vaan näet työskentelypaikat selkeästi karttapohjalla.
Sivupohjat
Yrityksesi ei tarvitse aloittaa projektien managerointia tyhjästä. Valmiit sivupohjat nopeuttavat projektinhallinnan käyttöönottoa ja tukevat visuaalisuudellaan tehtävien erottamista toisistaan.
Automaatio
Työnhallinnan manuaalista puolta voi halutessaan vähentää automaattisilla komennoilla ja säännöillä. Trellon automaation avulla mm. projektin suoritetut vaiheet siirtyvät itsestään työketjussa eteenpäin.
Integraatiot
Voit integroida Trelloon muut työarkea helpottavat valtavirtasovellukset. Muun muassa Google Drive, Gmail, Dropbox, Slack ja Salesforce ovat sovelluksia, joita voit yhteiskäyttää Trellon kanssa.
Hyödyt
Trellon käyttö tuottaa konkreettisia hyötyjä työntekijän, tiimin ja organisaation arjessa jo lyhyelläkin aikavälillä:
- Minimoi tehtävien organisointiin käytetyn työajan
- Kirkastaa koko työryhmälle projektin etenemisen
- Varastoi kaiken aiheeseen liittyvän viestinnän
- Muistuttaa töiden takarajoista
- Pilkkoo suuret projektit hallittavammiksi
- Tärkeysjärjestää suurenkin joukon tehtäviä
- Arkistoi tehdyt työsuoritukset
Käytössä opittua
“TDP:n sisäisessä käytössä Trello on ollut jo viisi vuotta ja sinä aikana se on osoittautunut käteväksi työkaluksi viedä projekteja eteenpäin. Siinä on vaikuttava määrä lisäosia ja mm. erilaiset automaatiot ja rajapinnat integraatioille tekevät siitä itseään isomman. Kenttätyössä etenkin Trellon mobiilisovellus tuottaa hyvän työtehokkuuden ja käyttökokemuksen.
Kuten muutkin ohjelmistot, myös Trello kaipaa ja sille tehdään kehitystyötä. Mikäli yrityksellesi kertyy valtavasti dataa Trelloon, sen Haku-toiminto voi tuottaa pettymyksen halutessasi kaivaa korteilta vanhaa tietoa esille. Toisaalta taas kaiken Trelloon viedyn datan voi halutessaan viedä helposti ulos seuraavaan sovellukseen, ja etenkin tämä Trellon kyky jutella muiden sovellusten kanssa tekee siitä yleishyödyllisen työkalun.”
Ilmainen vs. maksullinen versio
Jo Trellon ilmaisversio tarjoaa kattavat ominaisuudet, joilla yrityksesi voi nostaa projektinhallintansa korkeammalle tasolle. Ilmaisversio tarjoaa:
- Rajattomasti kortteja
- Kymmenen taulua työtilaa kohden
- Rajattomat Power-Upit taulua kohden
- Rajoittamaton tallennustila (10 Mt/tiedosto)
- Rajattomat toimintalokit
- iOS- ja Android mobiilisovellukset
- Kaksivaiheinen todennus
Yrityksesi halutessa lisäominaisuuksia ja siten tehokkuutta Trello tarjoaa myös maksullisia versioita usealla tasolla:
Standard-tasolla tauluja on rajattomasti, rajoittamaton tallennustila on 250 Mt/tiedosto, yksittäiselle taululle voi kutsua vieraita ja tarkistuslistat ovat entistä laajemmat.
Premium-versiossa saatavilla ovat mm. laajat kalenterinäkymät, rajattomasti työtilakomentojen suorituksia, kehittyneemmät ylläpito- ja tietoturvaominaisuudet ja yksinkertainen tietojen vienti.
Enterprise-versio vastaa suurempien PK-yritysten tarpeisiin. Tällöin saatavilla on työtiloja rajoittamaton määrä, käyttöluvat voidaan asettaa organisaatiotasolla, kertakirjautuminen on oletuksena ja monta muuta lisäetua.
Olemme niin TDP:n omassa kuin asiakkaidemme arjessa huomanneet Trellon tuoman lisäarvon ja tehokkuuden arkisten töiden suorittamisessa. Vaikka Trellossa on maksullisia, edistyneempiä tasoja, voimme antaa vahvan suosituksemme jo Trellon ilmaisversion käyttöönottamiseksi.
Voit tutustua Trelloon omaan tahtiisi sen omilla sivuilla: https://trello.com/pricing. Kun kaipaat apua projektinhallinnan käyttöönotossa, ota yhteyttä suoraan meihin!
