Kävikö teillekin näin köpösti uuden henkilön rekrytoinnissa? Ensin laaditte timanttisen ilmoituksen vakanssista ja markkinoitte voimallisesti eri kanavissa. Saitte paljon kyselyitä ja hakemuksia, jotka kävitte tarkasti läpi. Järjestitte sopivan aikataulun ja haastattelitte muutaman hakijan. Teitte huolellisen valinnan ja olitte tyytyväisiä.
Mutta kun uusi työntekijä tuli ensimmäistä päivää töihin, hänelle ei ollutkaan IT-välineitä hankittuna. Jostain komerosta löytyi vanha kannettava, mutta ilman tunnuksia ei siitäkään ollut hänelle hyötyä. Raskas rekrytointiprosessi koki mahalaskun ja työntekijän into upeasta työnantajasta muuttui huonoksi ensivaikutelmaksi. Tämä tarina on valitettavan usein totta.
Sujuva IT-prosessi osana hyvää onboarding-kokemusta
Koska töitä tehdään yhä enemmän digitalisoituneessa ympäristössä, IT-välineiden merkitys on kiistämätön. Yrityksen IT-prosessien toimivuudella on työntekijäkokemuksessa yleensäkin iso rooli, mutta varsinkin työsuhteen alussa.
Tunnetun mittausorganisaation, Gallupin, tutkimuksen mukaan hyvä onboarding-kokemus nostaa erittäin tyytyväisten työntekijöiden osuuden jopa 2,6-kertaiseksi ja saa heidät paremmin jäämään yritykseen.
Delegoi IT-prosessit osaavan kumppanin käsiin
IT-prosessien ulkoistaminen antaa yritykselle mahdollisuuden keskittyä omaan ydinosaamiseensa. Etenkin työntekijän sisääntuloprosessissa se varmistaa IT-asioiden automaattisen sujuvuuden. Ja bonuksena, ulkopuolisen asiantuntijan toimesta tehty IT-prosessi tarjoaa uudelle työntekijälle ensiluokkaisen työnantajakokemuksen.
TDP:n selkeä sisääntulon IT-prosessi ehkäisee tarinassa kuvatun ongelman synnyn ja parantaa uuden työntekijän fiilistä työnantajastaan.
Uuden työntekijän IT-prosessin ABC:
1) Ilmoita TDP:lle uudesta työntekijästä
Yrityksenne rekrytoiva esimies ilmoittaa TDP:lle uudesta työntekijästä, aloituspäivästä ja -paikasta.
TDP ottaa uuteen työntekijään yhteyttä ennen aloituspäivää halutussa aikataulussa. Työntekijä voi yrityksen palvelusopimuksessa määriteltyjen raamien mukaisesti valita haluamansa työkalut.
2) Työntekijän tarvitsemien laitteiden kokoaminen
TDP kokoaa räätälöidysti uuden työntekijän laitteiston. Mahdollisuuksien mukaan vanhoilta työntekijöiltä kierrätetään yli jääneitä laitteita kustannuskurin ja vastuullisuuden periaatteella.
3) Esiasennus
Laitteille asennetaan valmiiksi yrityksen kaikille työntekijöille tarkoitetut ohjelmistot ja tietoturva-asetukset.
4) Tunnusten luominen
Laitteille asennetaan valmiiksi myös uuden työntekijän tunnukset ja annetaan oikeudet tarvittaviin palveluihin. Tämä vaihe voidaan hoitaa myös käyttöönottovaiheessa työntekijän toimesta.
5) Toimitus
TDP toimittaa uuden työntekijän laitteet työpaikalle työnantajan tai työntekijän haluamassa aikataulussa ennen aloituspäivää. Palvelusopimuksessa voidaan määrittää toimitus edellisenä arkipäivänä tai vaikkapa viikkoa ennen.
6) Käyttöönotto
Työntekijä ottaa valmiin laitteiston käyttöön Plug and Play -periaatteella.
Jos yrityksenne palvelusopimuksessa on myös työntekijöiden IT-tuki, laitteiston käyttöönoton yhteydessä työntekijä saa erillisen ohjeistuksen IT-tuen hyödyntämiseen.
7) Perehdytys
Työntekijä ottaa yhteyden TDP:hen, joka antaa IT-perehdytyksen etänä tai lähikäyntinä, ja varmistaa kaiken toimivan.
Yhteenvetona: IT-asioiden hoitamattomuus voi kostautua monella tavalla. Asian painoarvo on suuri, koska IT-ympäristö on keskeinen osa 2020-luvun työn arkea monilla aloilla. Miten yrityksenne sitten ratkaiseekaan uuden työntekijän IT-prosessin, tehkää se kuitenkin huolella ja ajoissa.
