Google Workspace

02.12.2025

Google Workspace

Tiedätkö varmasti, missä yrityksesi tärkeät sopimukset tällä hetkellä sijaitsevat? Ovatko ne turvallisesti tallessa vai kenties sähköpostin Saapuneet-kansiossa?

Yritysten arki on usein pirstaleista. Tärkeät tiedostot ovat yhden työntekijän sähköpostissa, työtehtävien seuranta erillisessä sovelluksessa ja asiakastiedot kolmannessa järjestelmässä. Yhteistyö hidastuu, kun tiedostoista lähetetään eri versioita edestakaisin ja arvokasta työaikaa kuluu jatkuvaan sovellusten välillä pomppimiseen.

Hajautunut toimintatapa ei ole ainoastaan tehoton. Se luo myös merkittäviä liiketoimintariskejä. Erityisesti etä- ja hybridityön yleistyminen on korostanut yhtenäisen ja luotettavan työalustan merkitystä. Kun tiimi ei työskentele saman katon alla, saumaton yhteistyö, tietoturva ja helppokäyttöisyys ovat liiketoiminnan perusedellytyksiä.

Tässä tilanteessa teidän kannattaa tarkastella työkalualustaanne kokonaisuutena eikä vain yksittäisinä sovelluksina. Google Workspace on usein tuttu lähinnä Gmailista, mutta todellisuudessa kyse on kokonaisvaltaisesta pilvialustasta, joka kokoaa viestinnän, yhteistyön, tiedonhallinnan ja tietoturvan yhteen näkymään. Samalla se luo perustan tekoälyn hyödyntämiselle osana arjen työtä, ei erillisenä projektina.

Käytännön tasolla Google Workspace rakentuu muutamasta peruspilarista, jotka korvaavat tyypillisen sähköpostin, verkkoaseman ja sekalaisen joukon työkaluja yhdellä kokonaisuudella:

• Gmail. Yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella, roskapostinsuodatus ja älykkäät hakutoiminnot.
• Google Kalenteri. Ajanvaraus, resurssit ja kokouskutsut samassa näkymässä koko tiimille.
• Google Meet. Turvalliset verkkokokoukset, joissa kalenteri, liitteet ja muistiinpanot kulkevat mukana.
• Google Drive. Pilvipohjainen verkkolevy (sis. Docs, Sheets, Slides), jossa tiedostot ovat yhdessä paikassa ja saatavilla miltä tahansa laitteelta.

Tämä artikkeli esittelee seitsemän konkreettista tapaa, joilla Google Workspace vastaa arjen haasteisiin. Käymme läpi, miten se tehostaa yhteistyötä, turvaa yrityksen dataa ja tuo tekoälyn osaksi jokapäiväistä tekemistä. Nämä osa-alueet muodostavat perustan tehokkaammalle, turvallisemmalle ja älykkäämmälle liiketoiminnalle, joka skaalautuu yrityksen kasvun mukana.

Yhteistyö

Jätä hyvästit versiohelvetille! Google Workspace on suunniteltu alusta asti pilvipohjaiseen yhteistyöhön. Sen sijaan, että tiedostoista lähetetään sähköpostitse erilaisia versioita edestakaisin, ydinsovellukset kuten Docs (tekstinkäsittely), Sheets (laskentataulukot) ja Slides (esitykset) mahdollistavat usean käyttäjän samanaikaisen muokkaamisen.

Moni siirtymistä pohtiva yrittäjä miettii, mitä tapahtuu olemassa oleville Word- ja Excel-tiedostoille. Menetänkö Office-tiedostoni? Google Drivessa näitä tiedostoja voidaan avata ja muokata suoraan ilman, että ne pitää ensin muuntaa toiseen formaattiin. Tämä madaltaa kynnystä siirtyä pilvipohjaiseen yhteistyöhön ja mahdollistaa sen, että vanha ja uusi tapa toimia voivat elää rinnakkain niin kauan kuin on tarve.

Jokainen muutos tallentuu automaattisesti pilveen ja näkyy muille käyttäjille heti. Tämä poistaa versionhallinnan ongelmat ja varmistaa, että kaikki työskentelevät aina viimeisimmän tiedon varassa. Pk-yritykselle tämä tarkoittaa nopeammin eteneviä projekteja, vähemmän väärinkäsityksiä ja enemmän tilaa luovalle työlle.

Reaaliaikainen työskentely muuttaa hukatun ajan suoraan tuottavuudeksi. Erillisiä prosesseja tiedostojen yhdistelyyn ei tarvita, koska järjestelmä pitää automaattisesti kirjaa versiohistoriasta. Näet tarkasti, kuka teki mitä ja milloin, ja voit tarvittaessa palata vanhaan versioon yhdellä klikkauksella.

Kommentit ja ehdotukset ovat luonteva tapa tehostaa työskentelyä. Muutokset eivät huku sähköpostiketjuihin, vaan keskustelu kulkee dokumentin mukana. Tarvittaessa voit aloittaa Meet-kokouksen suoraan dokumentista, mikä nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa koordinointia.

Sisäänrakennettu tekoäly, kuten Gemini, vahvistaa tätä yhteistyötä. Esimerkiksi:

• Luonnokset sähköposteihin, uutiskirjeisiin tai raportteihin syntyvät sekunneissa.
• Tiivistelmät pitkistä dokumenteista tai kokouksista hoituvat pyytämällä.
• Datan visualisointi ja oivallukset. Tekoäly voi auttaa sinua visualisoimaan dataa tai etsimään tiedoista oivalluksia entistä nopeammin.

Tekoäly helpottaa rutiinityötä, mutta päätökset ja vastuu pysyvät ihmisillä. Käytännössä se vapauttaa asiantuntijoiden aikaa vaativaan tekemiseen ja suunnitteluun. Isoa osaa päivästä ei enää tarvitse käyttää kopiointiin, muotoiluun ja siistimiseen, vaan on mahdollista keskittyä varsinaiseen arvon tuottamiseen.

Jatkuvuus

Monissa pk-yrityksissä kriittiset tiedostot ovat työntekijöiden omilla työasemilla tai henkilökohtaisissa pilvipalveluissa. Tämä on riski. Jos avainhenkilö lähtee, sairastuu tai hänen tunnuksensa katoavat, tärkeä tieto voi kadota käytännössä kokonaan.

Yhtä suuri ongelma syntyy silloin, kun Googlea käytetään vain Omien Drivejen kautta. Tiedostot saattavat näyttää siltä, että ne ovat yrityksen hallinnassa, vaikka ne ovat todellisuudessa yksittäisten käyttäjien omistuksessa. Tämä on hyvin tavallinen tilanne yrityksissä, jotka ovat ottaneet Workspacen käyttöön itseohjautuvasti.

Google Workspacen Jaetut Drivet (Shared Drives) on suunniteltu ratkaisemaan juuri tämän ongelman. Toisin kuin Oma Drive, jonka omistaa yksittäinen käyttäjä, Jaetuissa Driveissä tiedostot ja kansiot omistaa tiimi tai organisaatio. Kun työ tehdään Jaetuissa Driveissä eikä Omilla Driveilla, tieto on aidosti yrityksen omaisuutta.

Pk-yritykselle tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen aineeton omaisuus säilyy yrityksellä, ei yksittäisillä henkilöillä. Tarjouspohjat, asiakasrekisterit, projektisuunnitelmat ja sopimukset löytyvät samasta paikasta myös henkilövaihdosten jälkeen.

Kun tieto on keskitetty hallitulla tavalla Jaettuun Driveen

• Liiketoiminnan jatkuvuus paranee.
• Uuden työntekijän perehdytys helpottuu.
• Yksittäisten henkilöiden varassa oleva hiljainen tieto vähenee.

Googlen haku toimii Drive-tiedostojen, sähköpostien ja muiden dokumenttien yli. Tarvitsemaasi materiaalia ei etsitä kansiopolku kerrallaan, vaan löydät sen usein yhdellä avainsanalla. Tämä vähentää aikaa, joka muuten kuluisi kadonneiden tiedostojen metsästykseen. Tiedot ovat myös integroitavissa suoraan Googlen Vertex AI -ekosysteemiin, mikä mahdollistaa AI avusteisen tiedonhaun ja analytiikan viemisen täysin uusille tasoille.

Jaetun Driven tärkeimpiä hyötyjä yritykselle ovat

• Tiedon jatkuvuus: sisältö ei katoa työntekijän vaihtuessa.
• Selkeä omistajuus: data kuuluu organisaatiolle, ei yksityisille käyttäjille.
• Helppo pääsy: oikeuksien mukaan rajattu pääsy ajantasaisiin tiedostoihin mistä tahansa.
• Parempi pohja analytiikalle: kun tieto on yhdessä paikassa ja järjestyksessä, sen päälle on helpompi rakentaa raportointia ja automaatiota.

Keskittäminen

Jatkuva hyppiminen sovelluksesta toiseen syö keskittymistä ja hidastaa työntekoa. Moni tunnistaa päivän, joka koostuu sähköpostista, kalenterista, muistiinpanoista, tehtävälistoista ja chateista, joista jokainen on eri järjestelmässä.

Google Workspace vähentää hyppimistä kokoamalla ydintyökalut samaan näkymään. Esimerkiksi Gmailin ja Docsin oikeassa sivupaneelissa voit tarkastella Kalenteria, luoda muistiinpanoja Keepiin tai hallita tehtäviä Tasks-listalla poistumatta työskentelyikkunasta.

Tämä tuntuu pieneltä yksityiskohdalta, mutta vaikutus on konkreettinen. Kun työntekijän ei tarvitse avata jatkuvasti uusia välilehtiä ja kirjautua eri palveluihin, keskittyminen paranee ja virheiden määrä vähenee.

Tekoäly tukee tätä kokonaisuutta taustalla. Se voi esimerkiksi

• Ehdottaa vastauksia sähköposteihin
• Hakea olennaisen taustatiedon samasta näkymästä
• Tehdä lyhyen yhteenvedon pitkistä ketjuista tai dokumenteista
• Ehdottaa parannuksia materiaaleihin

Yrityksen näkökulmasta yhtenäisen alustan hyödyt ovat

• Parempi keskittyminen: vähemmän turhaa klikkailua ja hakemista
• Ajansäästö arjessa: pienet automaatiot kumuloituvat merkittäväksi ajansäästöksi
• Nopeampi päätöksenteko: tieto löytyy yhdestä paikasta sen sijaan, että se olisi hajallaan eri järjestelmissä
• Yksinkertaisempi IT-hallinta: vähemmän päällekkäisiä työkaluja ja integraatioita ylläpidettävänä

Tietoturva

Tietoturva koetaan usein vaikeaksi ja raskaaksi. Erillisten palomuurien, virustorjunnan, sähköpostisuojan ja varmuuskopioinnin kokonaisuuden hallinta vie aikaa ja vaatii osaamista.

Google Workspace on suunniteltu niin, että tietoturva on osa perusrakennetta, ei jälkeenpäin liimattu lisäosa. Keskeiset suojausratkaisut tulevat käyttöön lisenssin mukana, ja niiden hallinta on keskitetty yhteen näkymään, jonka kautta on mahdollista:

• Määritellä käyttäjät ja käyttöoikeudet
• Ottaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA)
• Hallita laitteita ja istuntoja
• Asettaa tietoturvapolitiikat eri käyttäjäryhmille

Sisäänrakennetut ominaisuudet, kuten kaksivaiheinen todennus ja mobiililaitteiden hallinta (MDM), tukevat yritystason suojausta ilman erillisiä tuotteita.

Google hyödyntää laajaa uhkatietokantaa ja koneoppimista esimerkiksi Gmailin suojauksessa. Järjestelmä estää automaattisesti suuren osan roskapostista, tietojenkalasteluyrityksistä ja haittaohjelmista ennen kuin ne päätyvät käyttäjien luettavaksi. Tämä vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden riskiä.

Keskeisiä hyötyjä yrityksille ovat

• Yritystason tietosuoja ilman raskaita erillisratkaisuja
• Vaatimustenmukaisuuden tuki, myös GDPR-näkökulmasta
• Liiketoiminnan jatkuvuus, kun tieto on varmistettu ja suojattu
• Hallittavuus, kun asetuksia ei tarvitse tehdä kymmenessä eri järjestelmässä

Tekoäly

Tekoäly on monelle pk-yritykselle sekä mahdollisuus että huoli. Julkisten, kuluttajille suunnattujen AI-työkalujen käyttö voi johtaa siihen, että luottamuksellista dataa kopioidaan palveluihin, joiden toimintaa tai tietosuojaa yritys ei hallitse. Tätä ilmiötä kutsutaan usein Shadow IT:ksi.

Google Workspacen tekoälyratkaisu, kuten Gemini, on suunniteltu yrityskäyttöön. Kun tekoälyä käytetään osana Workspacen lisenssiä, organisaatio saa selkeät tietosuojalupaukset. Tiivistetysti:

• Keskusteluja ei käytetä mallien kouluttamiseen.
• Sisältöjä ei tarkastella manuaalisesti ilman erillistä lupaa.
• Data pysyy organisaation hallinnassa ja sen omissa järjestelmissä.

Näin uskallatte ottaa rohkeammin tekoälyn käyttöön siellä, missä siitä on eniten hyötyä:

• Sähköpostiluonnosten ja vastausten nopeuttaminen.
• Tarjouspohjien, esitysten ja raporttien rakentaminen.
• Pitkien dokumenttien ja kokousmuistiinpanojen tiivistäminen.

On tärkeää, että työntekijät voivat käyttää tekoälyä suoraan tutuissa työkaluissa eikä erillisten sivustojen kautta. Tämä vähentää varjokäyttöä ja helpottaa tietoturvan hallintaa.

Data-analyysi

Pääsääntöisesti dataa haluttaisiin hyödyntää päätöksenteossa tehokkaammin, mutta BI-työkalut ja raportointiprojektit tuntuvat usein turhan raskailta ja kalliilta. Google Workspacessa ensimmäinen askel analytiikkaan voidaan ottaa ydintyökaluilla, jotka ovat jo käytössä.

Yksinkertaisina esimerkkeinä:

• Lomakkeella kerätyt tiedot tallentuvat suoraan Sheets-taulukkoon
• Taulukosta voidaan luoda pivot-taulukoita ja kaavioita muutamalla klikkauksella
• Kaaviot voidaan liittää Slides-esityksiin niin, että ne päivittyvät automaattisesti, kun uusi data tulee sisään

Näin pääsette nopeasti eroon pelkästä mututuntumasta ja voitte tehdä päätöksiä oikean, ajantasaisen datan perusteella. Raportointi ei vaadi erillistä projektia, vaan rakentuu suoraan arjessa syntyvän tiedon päälle.

Kun tarpeet kasvavat, Workspace tarjoaa luontevan seuraavan askeleen. Looker Studio on maksuton työkalu, jolla Sheetsin ja muiden lähteiden data voidaan muuttaa visuaalisiksi raporteiksi ja hallintanäkymiksi. Näin myynti, markkinointi tai tuotanto voi seurata omia tunnuslukujaan yhdessä näkymässä.

Hyödyt yritykselle

• Nopeampi reagointi: tieto päätösten tueksi on aina ajan tasalla
• Parempi tiedon laatu: data kerätään samaan paikkaan ja samassa muodossa
• Matala kynnys: data-analytiikkaan pääsee kiinni ilman raskaita BI-järjestelmiä

Samalla rakennetaan pohjaa tulevalle tekoälyn hyödyntämiselle. Tekoäly tarvitsee toimiakseen järjestettyä dataa. Kun perusraportointi on kunnossa, seuraava askel on huomattavasti helpompi.

Joustavuus

Google Workspace ei ole suljettu järjestelmä, vaan alusta, joka kytkeytyy satoihin muihin yrityssovelluksiin. CRM, projektinhallinta, ajanvaraus ja monet muut työkalut voidaan integroida niin, että käyttäjä tekee työnsä Workspacen sisällä, vaikka taustalla toimisi jokin muu järjestelmä.

Tyypillinen esimerkki on tilanne, jossa myyjä lisää uuden liidin suoraan Gmail-viestistä CRM-järjestelmään, jolloin samaa tietoa ei tarvitse syöttää kahteen kertaan. Tämän kaltaiset integraatiot vähentävät manuaalista työtä ja pienentävät virheiden riskiä.

Monella pk-yrityksellä ei ole omia kehittäjiä prosessien digitalisointiin. AppSheet tarjoaa tähän ratkaisun. Se on työkalu, jolla voi rakentaa yrityksen omia sovelluksia ja automaatioita ilman perinteistä ohjelmointia. Esimerkiksi

• Sähköinen lomake työmaapäiväkirjaan, jota voi täyttää kännykällä.
• Kenttätyöntekijöille tehtävä mobiilisovellus, joka tallentaa tiedot suoraan Sheetsiin.
• Varaston inventointi lomakkeella ja viivakoodinlukijalla.
• Hyväksyntäketjut, jotka voidaan automatisoida sähköpostien sijaan.

Tärkeää on, että voitte aloittaa pienestä, itseänne hyödyttävästä ratkaisusta ilman suuria projekteja. Ja kun kasvatte, niin Google Workspace skaalautuu mukana. Tarvittaessa se kytkeytyy tiiviisti Googlen muihin komponentteihin, kuten BigQueryyn ja Vertex AI:hin. Tämä mahdollistaa esimerkiksi suurten datamassojen käsittelyn tai omien tekoälymallien rakentamisen ilman, että perustyökalut vaihtuvat.

Pk-yrityksen näkökulmasta tämä tarkoittaa, että

• Alusta sopii sekä nykyisiin tarpeisiin että tulevaan kasvuun
• Integraatioita ja automaatioita voidaan rakentaa pala kerrallaan
• Tietoja ei tarvitse siirtää kokonaan uuteen ympäristöön yrityksen kasvaessa

Voitte siis aloittaa kevyesti sähköpostista ja yhteiskäyttöisistä dokumenteista, mutta tiedätte samalla, että sama alusta kantaa myös seuraavat kasvuvaiheet.

Yhteenveto

Google Workspace on paljon enemmän kuin ammattimainen sähköposti. Se on yhtenäinen, turvallinen ja älykäs alusta, joka on suunniteltu ratkaisemaan yritysten yleisimpiä haasteita. Tiedon hajanaisuutta, tehotonta yhteistyötä ja epäselvää omistajuutta.

Pilvinatiivina ratkaisuna Workspace vähentää perinteisen IT-infrastruktuurin monimutkaisuutta. Palvelimet, päivitykset ja varmuuskopiointi eivät ole enää omalla vastuulla, vaan perusta tulee valmiina palveluna. Tämä vapauttaa resursseja ydinliiketoimintaan keskittymiseen.

Lyhyesti koottuna Google Workspace tarjoaa teille:

• Tehokkaamman arjen: reaaliaikainen yhteismuokkaus ja yhtenäinen työkaluympäristö vähentävät turhaa säätöä ja rutiinia
• Liiketoiminnan jatkuvuuden: Jaetut Drivet ja keskitetty hallinta varmistavat, että kriittinen tieto kuuluu organisaatiolle, ei yksittäisille käyttäjille
• Kustannustehokkaan digitalisaation: AppSheet-työkalulla työntekijät voivat luoda räätälöityjä sovelluksia ilman raskaita kehitysprojekteja
• Yritystason tietoturvan: Zero Trust -ajattelu, keskitetty hallinta ja automaattinen uhkien torjunta tuovat suojaustasoa, johon aiemmin tarvittiin useita erillisiä ratkaisuja
• Valmiuden tulevaisuuteen: alusta tukee tekoälyn, kuten Geminin, ja modernin data-analytiikan hyödyntämistä silloin, kun yrityksen valmius ja tarpeet kasvavat

Workspace ei vaadi koko toimintamallin uusimista kerralla. Paras vaikutus syntyy usein siitä, että edetään vaiheittain ja varmistetaan, että perusratkaisut ovat hallittuja ja oikein mitoitettuja yrityksen nykytilanteeseen.

Käytännön seuraavat askeleet voivat olla esimerkiksi

1. Tunnista yksi tehoton prosessi
   Valitse arjesta yksi asia, joka tuntuu kankealta. Esimerkiksi tarjousten käsittely, projektien dokumentointi tai asiakastiedon hallinta. Mieti, miten Jaetut Drivet, yksinkertainen Sheets-pohjainen seurantatyökalu tai lomake voisi selkeyttää tekemistä.
2. Arvioi nykyinen työkalupino
   Listaa, mitä ratkaisuja käytätte tällä hetkellä sähköpostiin, dokumentteihin, tiedostojen jakamiseen, kokouksiin ja tehtävien hallintaan. Kuinka moni työkaluista on osittain päällekkäinen, ja missä tieto on hajallaan.
3. Keskustele asiantuntijan kanssa
   Google Workspace -kumppanina voimme auttaa arvioimaan, mitä kannattaa siirtää ensin, millaiset lisenssit sopivat teille ja miten tietoturva varmistetaan. Samalla voidaan sopia, miten avainhenkilöt vapautetaan matalan arvon ylläpitotyöstä ja miten ympäristöä kehitetään hallitusti eteenpäin.

Näiden askeleiden tarkoitus ei ole käynnistää raskasta IT-projektia, vaan ottaa ensimmäinen hallittu liike kohti yhtenäisempää ja tulevaisuuteen valmista työalustaa. Kun perusta on kunnossa, jokainen seuraava parannus on nopeampi toteuttaa ja tuottaa enemmän arvoa.

Älä jää pohtimaan yksin, ota yhteyttä, niin laitetaan perusta kerralla kuntoon!

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

1. Mikä on Google Workspace pk-yritykselle käytännössä

Google Workspace on pilvipohjainen työympäristö, joka yhdistää yrityssähköpostin, kalenterin, verkkokokoukset ja tiedostojen jakamisen samaan kokonaisuuteen. Käytännössä saat Gmailin omalla verkkotunnuksella, Google Kalenterin, Meet-verkkokokoukset sekä Google Driven verkkolevyn, jossa dokumentit, laskentataulukot ja esitykset ovat yhdessä paikassa. Pk-yritykselle tämä tarkoittaa, että hajallaan olevat sähköpostit, liitetiedostot ja verkkolevyt korvautuvat yhdellä selkeällä työpöydällä.

2. Sopii­ko Google Workspace paremmin pk-yritykselle kuin Microsoft 365

Sekä Google Workspace että Microsoft 365 ovat suosittuja yritysalustoja. Google Workspace on usein luonteva valinta pk-yrityksille, jotka arvostavat yksinkertaista käyttöönottoa, kevyttä ylläpitoa ja vahvaa pilvinatiivia yhteistyötä selaimessa

3. Mitä tapahtuu nykyisille Word ja Excel tiedostoille, jos siirrymme Google Workspaceen

Office tiedostot eivät katoa. Google Drivessa voit avata ja muokata Word ja Excel tiedostoja suoraan, ilman että ne täytyy muuntaa heti toiseen formaattiin. Voit siis jatkaa tuttujen .docx ja .xlsx tiedostojen käyttöä ja jakamista, samalla kun opit hyödyntämään Docs ja Sheets tiedostoja rinnalla.

4. Onko Google Workspace turvallinen pk-yritykselle

Kyllä. Yksi Google Workspacen vahvuuksista pk-yritykselle on se, että yritystason tietoturva ei vaadi omaa IT-osastoa. Alusta on suunniteltu nollaluottamuksen periaatteella, ja tietoturva on sisäänrakennettu, ei erillinen lisäosa. Käyttöoikeudet, kaksivaiheinen tunnistautuminen, laitteiden hallinta ja tietoturvapolitiikat ovat määriteltävissä. Pienikin yritys voi näin hyödyntää samaa tietoturvatasoa kuin suuret organisaatiot ilman raskasta ylläpitoa.

5. Missä Google Workspacen data sijaitsee ja täyttääkö se GDPR-vaatimukset

Google Workspace on suunniteltu täyttämään tiukat tietosuoja ja tietoturvavaatimukset, mukaan lukien GDPR. Olennaista yritykselle on se, että sopimuksiin sisältyy selkeä vastuunjako ja vakioidut tietosuojakäytännöt, jolloin yrityksen ei tarvitse rakentaa omaa infrastruktuuriaan vaatimusten täyttämiseksi.

6. Miten Google Workspace auttaa vähentämään sähköpostiliitteitä

Google Workspace pk-yrityksille on suunniteltu niin, että samaan dokumenttiin voidaan tehdä muutoksia reaaliajassa. Sen sijaan, että lähetät liitteenä “tarjous_v3_final_uusin.docx”, jaat linkin yhteen Docs tai Sheets tiedostoon. Kaikki muutokset tallentuvat automaattisesti ja versiohistoriasta näet, kuka teki mitä ja milloin. Tämä poistaa versiohelvetin ja vähentää riskiä, että päätökset tehdään vanhentuneen tiedon varassa.

7. Voimmeko käyttää Google Kalenteria ja Meet kokouksia asiakkaiden kanssa, joilla ei ole Google Workspacea

Kyllä. Google Kalenterissa luotu kokouslinkki toimii selaimessa myös ulkopuolisille osallistujille. Asiakkaan ei tarvitse omistaa Google Workspace lisenssiä, riittää että hänellä on laite ja selain. Tämä tekee Meet kokouksista käytännöllisen vaihtoehdon myös silloin, kun asiakkaasi käyttävät muita työkaluja, kuten Microsoft 365 ratkaisua.

8. Miten Google Workspace tukee etä ja hybridityötä

Google Workspace on pilvinatiivi alusta, joten työnteko ei ole sidottu toimiston verkkoon tai tiettyyn tietokoneeseen. Gmail, Kalenteri, Meet, Drive ja muut työkalut toimivat selaimessa ja mobiilisovelluksina. Dokumentteja voi muokata useampi henkilö yhtä aikaa ja Jaetut Drivet varmistavat, että oikeat tiedostot ovat oikeilla ihmisillä riippumatta sijainnista. Tämä tekee etä ja hybridityöstä luonnollisen osan arkea, ei poikkeustilaa.

9. Miten tekoäly toimii Google Workspacessa

Gemini ja muut Google Workspacen tekoälyominaisuudet toimivat suoraan tutuissa sovelluksissa, kuten Gmailissa, Docsissa ja Sheetsissä. Voit pyytää luonnoksia, tiivistelmiä tai ideoita käyttämällä yrityksesi omia dokumentteja ja sähköposteja taustatietona. Google on erikseen linjannut, että yritysdataa ei käytetä mallien kouluttamiseen ja sisältöjä ei tarkastella manuaalisesti ilman erillistä lupaa. Tämä erottaa Google Workspace tekoälyn monista julkisista AI työkaluista, joita työntekijät saattavat muuten käyttää omin päin.

10. Miten Google Workspace auttaa vähentämään “Shadow IT:tä” eli hallitsematonta työkalujen käyttöä

Shadow IT syntyy, kun työntekijät ottavat käyttöön omia työkalujaan ilman yhteistä linjaa. Google Workspace pk-yrityksille vähentää tätä tarjoamalla valmiin, kattavan työkalupakin arjen tarpeisiin. Kun sähköposti, kalenteri, tiedostot, muistiinpanot, tehtävät ja verkkokokoukset ovat samassa ympäristössä, tarve etsiä ulkopuolisia apuvälineitä pienenee. Lisäksi voidaan hallita käyttäjiä ja rajoittaa esimerkiksi tiettyjen ulkopuolisten palveluiden käyttöä tarvittaessa.

11. Miten Google Workspace tukee data-analytiikkaa, jos yrityksellä ei ole BI-osaamista

Ensimmäinen askel data-analytiikkaan voidaan Google Workspacessa ottaa ilman BI-asiantuntijaa. Forms kerää tiedot suoraan Sheets taulukkoon, jossa perusanalyysi ja kaaviot syntyvät valmiilla toiminnoilla. Näitä voi käyttää sellaisenaan tai viedä suoraan Slides esityksiin. Kun valmius kasvaa, Looker Studio mahdollistaa visuaaliset raportit ilman koodia. Näin voitte siirtyä vähitellen mututuntumasta datavetoiseen päätöksentekoon ilman raskaita BI-järjestelmiä.

12. Mitä hyötyä AppSheetistä on pk-yritykselle, joka ei osaa koodata

AppSheet on työkalu, jolla voi rakentaa yksinkertaisia sovelluksia ja automaatioita Google Sheets datan päälle ilman ohjelmointia. Tyypillinen esimerkki pk-yritykselle on sähköinen lomake työmaapäiväkirjaan, jota asentajat täyttävät kännykällä. Vastaukset tallentuvat suoraan Sheetsiin ja niistä voidaan tehdä raportteja tai laskutuksen pohjat. Näin manuaaliset paperiprosessit muuttuvat digitaalisiksi pienellä vaivalla, ilman erillistä ohjelmistoprojektia.

13. Kuinka nopeasti yritys voi ottaa Google Workspacen käyttöön

Käyttöönoton nopeus riippuu nykyisestä ympäristöstä, mutta tyypillisesti yritys saa perusasiat kuntoon muutamassa päivässä. Ensimmäisessä vaiheessa luodaan käyttäjät, siirretään sähköposti ja otetaan käyttöön Drive ja Jaetut Drivet

14. Tarvitseeko pk-yritys kumppania Google Workspacen käyttöön vai voimmeko tehdä kaiken itse

Google Workspacen voi ottaa käyttöön myös omin voimin, etenkin pienemmässä organisaatiossa. Usein suurin haaste ei ole tekniikka, vaan se, miten kansiorakenne, käyttöoikeudet ja tietoturvakäytännöt suunnitellaan kerralla järkevästi.

Kumppanina voimme auttaa linjaamaan rakenteet ja pelisäännöt niin, että tiedostot tallentuvat alusta alkaen oikeisiin kansioihin, tietoturva on yrityksen kokoon nähden riittävällä tasolla ja käyttäjillä on selkeä, yhteinen tapa käyttää työkaluja. Näin perusta on kunnossa ja Google Workspacen hyödyt saadaan irti ilman turhaa säätöä.

Artikkelin sisällön tuottamisessa on hyödynnetty tekoälyä kirjoittamisen tukena.